Thu tiền xong, công nợ tự đổi. Chuyển khoản đúng mã thì đỡ phải dò.
Mỗi khoản cần thu có mã riêng, số còn thiếu riêng và lịch sử thanh toán riêng. Bạn có thể thu đủ, thu một phần, gửi QR hoặc để SePay đối soát khi đã kết nối.
Điều khó không phải là nhận tiền. Khó là biết tiền đó đang giải quyết khoản nào.
HIBA One giữ ngữ cảnh của từng giao dịch để cuối ngày không phải mở ngân hàng, Excel và Zalo rồi dò lại từng người.
Mỗi khoản cần thu có mã thanh toán dạng HIBxxxxxxxx. Mã này được dùng trong QR và cũng là khóa để SePay ghép giao dịch tiền vào với đúng khoản.
Được. Hệ thống ghi phần đã thu, giữ lại số còn thiếu và chuyển trạng thái sang Thanh toán một phần.
Học phí, lệ phí thi, đồng phục, tài liệu, quỹ lớp, gói buổi và các khoản khác được tách thành từng khoản cần thu riêng.
Trước khi thu tiền, HIBA One biết rõ bạn đang thu cái gì.
Thanh toán không đứng một mình. Nó luôn đi từ một khoản cần thu đã gắn với học viên.
Một khoản thu có ba cách xử lý.
Tùy cách phụ huynh thanh toán, người phụ trách có thể ghi nhận trực tiếp, gửi QR hoặc dùng SePay để tự đối soát chuyển khoản.
- 1. Thu trực tiếpChọn khoản cần thu, nhập số tiền, thời gian và phương thức. HIBA One hỗ trợ ghi nhận Tiền mặt, Chuyển khoản, Thẻ hoặc Khác.
- 2. Gửi QRNếu đã cấu hình ngân hàng, QR lấy đúng số tiền còn thiếu, đúng tài khoản nhận và đúng mã HIB của khoản đó. Nếu chưa đủ dữ liệu để tạo QR động, hệ thống có thể dùng QR ngân hàng đã tải lên.
- 3. Đối soát SePayKhi đã kết nối, giao dịch tiền vào có mã HIB phù hợp có thể được ghép tự động, ghi nhận thanh toán và cập nhật số còn nợ.
SePay chỉ tự ghi khi giao dịch khớp đủ điều kiện.
Mỗi đơn vị có webhook và khóa API riêng. HIBA One chỉ xét giao dịch tiền vào, tìm mã thanh toán trong dữ liệu SePay rồi ghép với khoản cần thu tương ứng.
- Giao dịch trùng được nhận diện, không ghi thanh toán lần hai.
- Giao dịch không tìm thấy mã phù hợp sẽ không tự cộng vào khoản thu, tránh ghi nhầm công nợ.
- Giao dịch tiền ra không được tính là thanh toán học phí.
- Nếu số tiền chuyển lớn hơn phần còn nợ, hệ thống chỉ ghi tối đa số còn phải thu và đánh dấu giao dịch vượt số cần thu.
Mỗi lần ghi nhận tiền đều để lại dấu vết.
Khi cần kiểm tra lại, bạn không chỉ nhìn một con số tổng.
Thu xong, dữ liệu không nằm yên ở màn Thanh toán.
Một giao dịch đã ghi nhận được dùng tiếp ở những nơi người quản lý thật sự cần xem.
- Khoản cần thu tự cập nhật số đã thu, số còn lại và trạng thái.
- Hồ sơ học viên cho biết tổng đã thu, còn phải thu, số khoản quá hạn và hạn tiếp theo.
- Cổng phụ huynh có thể hiển thị tổng phải đóng, đã đóng, còn thiếu và hạn gần nhất.
- Tổng quan tài chính cho biết thu hôm nay, đã thu tháng này, cơ cấu phương thức, công nợ và các giao dịch gần đây.
- Báo cáo dùng các giao dịch thật để tổng hợp dòng tiền theo khoảng thời gian.
Tiền đã nhận và doanh thu không phải lúc nào cũng là một con số.
Đây là chỗ nhiều trung tâm dễ nhìn sai nếu học viên đóng trước nhiều tháng hoặc nhiều buổi.
Là số tiền thực tế đã được ghi nhận qua các giao dịch thanh toán trong kỳ.
Với gói học theo buổi đã cấu hình, HIBA One có thể phân bổ doanh thu theo các buổi học đã diễn ra và quy tắc của gói.
Là phần còn phải thu sau các lần thanh toán, không phải phần doanh thu còn thiếu.
HIBA One hiện tập trung vào quản lý khoản cần thu, ghi nhận tiền, tạo QR ngân hàng và đối soát chuyển khoản qua SePay. Việc chọn “Thẻ” là phương thức ghi nhận giao dịch, không có nghĩa HIBA One đang tự xử lý giao dịch thẻ qua một cổng thanh toán.
Thử bằng một khoản thu thật trước.
Tạo một khoản cho một học viên, thu một phần hoặc quét QR, rồi kiểm tra công nợ và hồ sơ học viên có đổi đúng không.