Checklist & mẫu chuẩn bị
Dữ liệu sạch trước, nhập hệ thống sau.
Những checklist đơn giản để bạn rà lại bảng tính, danh sách lớp và học phí trước khi chuyển dữ liệu vào HIBA One hoặc bất kỳ hệ thống quản lý nào.
Checklist danh sách học viên
Mỗi hàng nên đại diện cho một học viên, mỗi cột chỉ chứa một loại thông tin.
Dùng một cách viết thống nhất, tránh cùng một người có nhiều tên khác nhau.
Tách điện thoại và email riêng, loại khoảng trắng thừa.
Không trộn tên và số điện thoại người giám hộ vào ô của học viên.
Chuẩn hóa tên lớp để tránh tạo lớp trùng.
Đang học, bảo lưu, đã nghỉ hoặc chờ xếp lớp nên có cách ghi thống nhất.
Dùng cùng một định dạng để không nhầm ngày và tháng.
Checklist học phí
Ghi rõ số tiền, kỳ áp dụng và ngày đến hạn.
Ghi riêng từng lần thanh toán nếu có thể.
Không tự tính bằng cảm giác; phải có số đối chiếu rõ ràng.
Nếu có, ghi lý do để sau này nhìn lại không bị nhầm là thiếu tiền.
Trước khi nhập hàng loạt
- Giữ nguyên một bản file gốc.
- Chọn 5 đến 10 học viên để nhập thử.
- Kiểm tra lớp, phụ huynh và học phí đã nối đúng chưa.
- Chỉ nhập số lượng lớn khi luồng thử đã đúng.